- Общее правило таково: если вы хотите внести улучшения в некоторый объект, то прежде всего надо знать его текущее состояние. Это правило работает и при совершенствовании бизнес-процесса.
Задача документирования бизнес-процесса может возникнуть в два разных момента времени:
- шаг за шагом в связи с проектами, включающими конкретный процесс;
- все сразу в начале общего «путешествия за совершенствованием.
Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям:
- общему пониманию в команде совершенствования сути рассматриваемого процесса: его действий, результатов, пониманию того, кто персонально осуществляет различные шаги;
- определению масштаба процесса (его границ со смежными процессами);
- выделению, при необходимости, в процессе основных проблем.
Данный подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Он является предпочтительным с точки зрения получения более быстрого эффекта в связи с улучшением ключевых процессов, что позволяет его эффективно применять для организаций с ограниченным бюджетом, а также для организаций с быстро меняющимися бизнес-процессами.
Второй способ документирования имеет следующие преимущества:
- В работу вовлекается большое число сотрудников. У них формируется положительное отношение к улучшениям и часто создается мотивация. Это полезно для последующих проектов.
- На основании такого опыта высшее руководство составит правильное представление об организации и о потребности в конкретных проектах по совершенствованию. Выполненная работ помогает создать требуемую базу для определения приоритетов в соответствии с общей структурной схемой совершенствования предприятия.
- Рассмотрение отдельных процессов в ходе их документирования позволяет выбелить узкие места, которые следует «расшивать».
- разработку модели бизнес-процессов на верхнем уровне;
- описание атрибутов модели бизнес-процессов на верхнем уровне;
- ранжирование бизнес-процессов и выделение процессов приоритетных для улучшения;
- при необходимости, декомпозиция процессов, выбранных для улучшения и новое ранжирование;
- детальное описание процессов, выбранных для улучшения (разработка графической схемы процесса, описание атрибутов процесса — ответственных, участников, входов и выходов процесса, требований к результатам и т.д.).
Примеры документов по процессам, генерируемых системами моделирования, можно посмотреть здесь.